Ein jedes Unternehmen sollte über eine Liquiditätsplanung verfügen. Sie ermöglicht einen Überblick über die voraussichtliche Entwicklung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens innerhalb eines Zeitraums von 12 bis 24 Monaten. Insofern findet die Liquiditätsplanung im Gegensatz zur Finanzplanung auf der operativen Planungsebene statt. Im Zuge der Liquiditätsplanung werden alle einzahlungs- und auszahlungsrelevanten Geschäftsvorfälle detailliert monatlich oder sogar wöchentlich geplant.

Die Liquiditätsplanung eignet sich auch als Frühwarnsystem für etwaige finanzielle Probleme des eigenen Unternehmens.

Für den Planungsprozess werden bei bestehenden Unternehmen die Geschäftsvorfälle der letzten zwei Jahre analysiert und festgestellt, welche dieser Geschäftsvorfälle zu Einzahlungen oder Auszahlungen geführt haben. Bestimmte Kosten wie etwas Abschreibungen auf das Sachanlagevermögen, aber auch kalkulatorische Kosten (kalkulatorische Miete oder kalkulatorische Zinsen) werden bei der Liquiditätsplanung nicht berücksichtigt, weil diese Kosten nicht zu tatsächlichen Auszahlungen führen. Nicht auszahlungsrelevant sind aber auch Zuführungen zu oder die Auflösung von Rückstellungen.

Der Bezug auf den rückwärtsgerichteten 2-Jahres-Zeitraum stellt sicher, dass keine Positionen vergessen werden, die nur in größeren zeitlichen Abständen anfallen.

Sofern die Liquiditästplanung im Zuge einer Unternehmensgründung erfolgt, stehen natürlich keine Vergangsnheitsdaten als statistische Grundlage zur Verfügung. Hier muss dann sehr sorgfältig, unter anderem mit Annahmen und Branchenwerten, gearbeitet werden.

Für ein standardisiertes Unternehmen sind in der Regel die folgenden Positionen relevant sein, wobei es sich hier nicht um eine abschließende Aufzählung handelt:

Einzahlungspositionen:
  • Umsätze (soweit zahlungsrelevant),
  • Lizenz- und Pachterlöse,
  • Darlehensauszahlungen,
  • Einzahlungen von Gesellschaftern,
  • Erlöse aus Vermögensverkäufen,
  • Miet-, Zins- und Dividendenerträge,
  • Steuererstattungen (Ertragsteuern und Umsatzsteuer).

Auszahlungspositionen:

  • Kosten (ohne Abschreibungen und kalkulatorische Kosten),
  • Investitionen,
  • Tilgungen von Darlehen,
  • Zinszahlungen,
  • Gesellschafterentnahmen (auch Gewinnausschüttungen bei einer Kapitalgesellschaft),
  • Steuernachzahlungen,
  • Steuervorauszahlungen,
  • Umsatzsteuervorauszahlungen,
  • Lizenzgebühren,
  • Pachten,
  • Leasing,
  • Mietkauf.
In der Praxis der Liquiditätsplanung werden zunächst die kommenden 12 Monate geplant. Hierzu werden für jede Zahlungsposition die Jahreswerte ermittelt und anschließend auf Monatswerte/Wochenwerte heruntergebrochen. Dadurch erhält man auf Monats- und Wochenbasis aussagekräftige Informationen bzgl. der Liquiditätsentwicklung. Sollte in einem Unternehmen jedoch die Zahlungsfrequenz innerhalb eines Monats sehr hoch sein und es erfahrungsgemäß zu erheblichen Schwankungen kommen, empfiehlt sich die Planung auf Wochenbasis.
Bei der Liquiditätsplanung kann man den sogenannten Hauptplan bzw. Masterplan nicht 1:1 übernehmen.
Im Masterplan werden ohne Berücksichtigung der Zahlungswirksamkeit sämtliche Erlöse und Kosten geplant. In den Masterplan fließen die Ergebnisse der notwendigen Teilpläne ein (Absatz- und Umsatzplanung, Kostenplanung, Personalplanung, Abschreibungsplanung, Investitionsplanung, Finanzierungsplanung, Kapazitätsplanung).
Nur der Liquiditätsplan berücksichtigt den Umstand, dass bei bestimmten Positionen die Buchungen bzw. die geplanten Geschäftsfälle nicht mit den Zahlungszeitpunkten übereinstimmen. In der Regel verkauft das Unternehmen nämlich seine Produkte an Kunden auf Rechnung. Es wird also ein generelles oder ein nach Kunden differenziertes Zahlungsziel gewährt. Es werden zwar mit jeder Lieferung und Rechnungsstellung in dem Masterplan bzw. in der Buchhaltung Umsätze erzeugt, die den laufenden Gewinn beeinflussen, es werden damit jedoch noch keine zeitgleichen Einzahlungen generiert. Diese Einzahlungen folgen erst mit zeitlichem Verzug nach Ablauf des gegenüber den Kunden gewährten Zahlungsziels, beispielsweise von 30 Tagen.
Zudem kann es dazu kommen, dass Kunden gewährte Skonti ausnutzen und innerhalb der Skontofrist bezahlen, der Rechnungsbetrag um das Skonto reduziert zu Einzahlungen führt. Andererseits kann das Unternehmen selbst von seinen Lieferanten Zahlungsziele gewährt bekommen, sodass Auszahlungen in diesem Zusammenhang auch mit zeitlichem Verzug bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden müssen. Auch hier sind Skonti möglich.
Im Bereich der Personalkostenplanung sind Einmalzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgratifikationen oder Gehaltsboni) mit den Zeitpunkten anzusetzen, an denen sie Einmalzahlungen fällig werden. Bei der Liquiditätsplanung sind auch vorhandene Bar- oder Buchgeldbestände zu berücksichtigen (als Anfangsbestand an liquiden Mitteln zum Planungsbeginn).
Sämtliche einzahlungs- und auszahlungsrelevanten Positionen sind zeitpunktbezogen in eine Tabelle (z.B. Excel) einzutragen. Damit stellen Sie Einzahlungen und Auszahlungen in Staffelform gegenüber und es ergibt sich auf Monatsbasis (Wochenbasis) eine Über- bzw. Unterdeckung (Einzahlungen übertreffen Auszahlungen = Überdeckung; Auszahlungen übertreffen Einzahlungen = Unterdeckung).
Prüfen Sie dabei, ob Ihre aktuelle Kontokorrentlinie ausreicht, um eine mögliche Unterdeckung über das Jahr hin auszugleichen. Sollte das nicht der Fall sein, sollten Sie sich umgehend um die Beschaffung zusätzlicher Liquidität kümmern.

Planung ist ein lernendes System.

Den erarbeiteten monatlichen oder wöchentlichen Plandaten stellt man die Istwerte gegenüber. Durch diese Abweichungsanalyse kann man prüfen, ob oder in welchem Umfang die im Plan getroffenen Annahmen zutreffend waren. Kommt es zu größeren Abweichungen, ist der Liquiditätsplan aufgrund dieser neuen Erkenntnisse anzupassen. Gegebenenfalls müssen bei größeren Abweichungen proaktiv Maßnahmen zur Sicherung der Liquidität eingeleitet werden. Die Liquiditätsplanung erfolgt rollierend, d.h. nach Ablauf eines Monats werden die auf diesen Monat folgenden kommenden 12 Monate geplant. Hat man beispielweise im Oktober 2015 das gesamte Jahr 2016 geplant, werden nach Ablauf des Januar 2016 die Monate Februar 2016 bis Januar 2017 geplant. Die Liquiditätsplanung wird monatlich fortgeschrieben.

Die Liquiditätsplanung ist jährlich neu durchzuführen und sollte spätestens im Oktober des laufenden Jahres für das folgende Jahr durchgeführt werden. Dadurch können Sie frühzeitig einschätzen, wie sich die Liquidität im kommenden Geschäftsjahr voraussichtlich entwickeln wird.

Praxis Liquiditätsplanung

Planung der Auszahlungen

Es bietet sich an, zunächst mit der Planung der Auszahlungen zu beginnen. Auszahlungen können in der Regel besser und leichter abgeschätzt werden als Einzahlungen, weil zahlreiche Zahlungsverpflichtungen feststehen und es konkrete Termine hierfür gibt. Sie wissen beispielsweise, in welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt z.B. die Gehaltszahlungen, Pachtzahlungen oder Stromzahlungen fällig werden. Die Höhe und Zahlungszeitpunkte anderer Auszahlungen, wie etwa für Werbung oder Investitionen in das Sachanlagevermögen, können grundsätzlich selbst festlegt werden. Auszahlungen für Materialien und Rohstoffe hängen in der Regel von den Umsätzen des eigenen Unternehmens ab und sollten mit diesen Positionen parallel geplant werden.

Planung bei Lieferung auf Rechnung

Besonders schwierig gestaltet sich die Planung der Einzahlungen aus Umsätzen, wenn das Unternehmen seine Produkte überwiegend auf Rechnung verkauft, also Forderungen aus Lieferung und Leistung generiert werden. Es werden zwar Umsätze erzeugt, es kommt aber nicht zeitgleich zu Einzahlungen. Diese finden erst zu einem späteren Zeitpunkt statt, frühestens nach Ablauf der mit den Kunden vereinbarten Zahlungsziele. Bei der Liquiditätsplanung muss daher diese Verzögerung berücksichtigt werden. Es kann aber durchaus auch zu Zahlungsverzögerungen oder sogar Zahlungsausfällen kommen, weil Kunden nicht pünktlich, nur teilweise oder überhaupt nicht zahlen (können).

Analysieren Sie daher rechnerisch, wie groß die Abstände zwischen der Rechnungsstellung (also der Erzeugung des Umsatzes) und den tatsächlichen Zahlungseingängen im Durchschnitt sind. Als Faustregel kann man die 18 Tage plus Regel heranziehen. Auf das gewährte Zahlungsziel kann man generell 18 Tage hinzuzählen, bis es zu einem Zahlungseingang kommt (z.B. Zahlungsziel vereinbart = 30 Tage; Planung des Einzahlungszeitpunktes = 30 Tage + 18 Tage = 48 Tage). Es handelt sich hierbei um eine Praktikermethode, wenn man sich bei einer großen Anzahl von Kunden nicht die Mühe einer exakten Berechnung machen möchte. Es sollte auch überprüft werden, ob und in welchem Umfang es in der Vergangenheit zu Zahlungsausfällen gekommen ist. Kürzen Sie die fakturierten Umsätze um diesen pauschalen Prozentsatz. Sofern Sie den Kunden Skonti gewähren, sollte bei den Einzahlungen aus Umsatzerlösen mit einem Puffer gerechnet werden und die erwarteten Zahlungen um 2-5% (ja nach Skonto-Satz)reduziert werden.

 

Liquiditätsplanung Handwerk Dienstleister

Bei Handwerkern oder Dienstleistern wird bei größeren Aufträgen der gesamte Rechnungsbetrag vom Kunden erst dann eingefordert, wenn die Leistung erbracht ist und der Kunde diese auch abgenommen hat. Der Kunde darf jedoch Geld zurückhalten, wenn Mängel vorliegen.

Handwerker oder Dienstleister haben aber auch die Möglichkeit, vom Kunden einen Vorschuss zu verlangen, z.B. in Höhe der Materialkosten. Bei größeren Aufträgen bzw. bei Aufträgen mit längerer Laufzeit können auch Teilzahlungen (z.B. nach Baufortschritt) vereinbart werden. Kleinere Aufträge (z.B. Reparaturen oder Wartungen) können nach Leistungserbringung sofort abgerechnet werden. Dieser Umstand erleichtert die Liquiditätsplanung ungemein. Konsequentes zeitnahes Abrechnen von Leistungen beugt zudem finanziellen Ausfällen vor.