Professionelle betriebswirtschaftliche Kanzleiführung setzt eine Ressourcen- und Personaleinsatzplanung voraus. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Prozesse der Auftragsbearbeitung wirtschaftlich und zuverlässig ablaufen. Wer eine solche Planung als Steuerberater nicht durchführt, bewegt sich in einem gefährlichen Fahrwasser. Planung ersetzt Zufall durch Irrtum. Wer plant, irrt. Wer nicht plant, weiß nicht, wo er geirrt hat. TAX TIME SOLUTIONS TTS hat im direkten Vergleich mit den Lösungen von der DATEV und von Wolters Kluwer die Nase eindeutig vorne. Während die DATEV sich mehr oder weniger in unnötiger Kleinteiligkeit verkünstelt, verliert der Anwender leicht den Überblick. Wolters Kluwer hat eigentlich überhaupt noch keine brauchbare Lösung für Steuerkanzleien geschaffen. Die Masse der Steuerberater nutzt das csPlus System von Wolters Kluwer und hat Addison als weitere Produktschiene von Wolters Kluwer nicht auf dem „Schirm“. Angeblich bastelt Wolters Kluwer an einer Time Management Lösung für Steuerkanzleien bzw. befindet sich eine in der Testphase. Da aber rund 40.000 Steuerkanzleien in Deutschland und somit die Mehrheit bei der DATEV sind, wird kaum eine dieser Kanzleien wegen einer vielleicht zukünftigen brauchbaren Softwarelösung zu Wolters Kluwer, also zu csPlus oder Addison wechseln. Ich sehe daher TTS als effektives, schnell implementierbares und vor allem sehr anwenderfreundliches Planungstool, sowohl für DATEV, als auch für Addison/csPlus Anwender. Wir von der Kanzlei Hofmann & Partner sind csPlus Anwender, haben TTS getestet und anschließend in den Kanzleiführungs- und -steuerungsprozess implementiert. Das ging alles reibungslos. Der Service von BTS ist sehr gut und persönlich. Kein stundenlanges Warten auf einen freien Hotline Mitarbeiter und keine Datev Tickets. Wir hatten bisher unsere Aufgabenplanung und -steuerung über eine von uns eigens entwickelte ERP Excel Programmierung abgebildet, sind also nicht planlos unterwegs gewesen. Unsere vorhandene Datenbasis konnte innerhalb von zwei Arbeitstagen in TTS integriert werden. Danach lief das TTS System mit unseren Daten an und seitdem wird es nicht nur von der Kanzleileitung, sondern auch von jedem Mitarbeiter genutzt. Die Einführung solcher Systeme sollte indessen von den Kanzleiinhabern nicht von oben herab angeordnet werden. Das führt mit Sicherheit zu Akzeptanzproblemen und Widerständen bei den Mitarbeitern. Hier ist also geschicktes Change-Management gefragt. Da unsere Kanzlei zweifach zertifiziert ist und die Mitarbeiter das System der „zertifizierten Steuerkanzlei“ kennen und im Arbeitsalltag lieben, war die Einführung von TTS kein Problem, erforderte dennoch eine gewisse mentale Vorbereitung. Nicht zertifizierte Steuerkanzleien sind mit Abstand nicht so ertragsstark wie zertifizierte Steuerkanzleien. Unsere Kanzlei wurde nach erfolgreicher Zertifizierung mit einer erheblichen Ertragsteigerung belohnt. Der Ertrag der Steuerkanzlei konnte auf nahezu 40% gesteigert werden. Zu einer zertifizierten Steuerkanzlei gehört Planung und Steuerung der Kanzleiabläufe als fester Bestandteil der Kanzleiorganisation. TTS rundet unser Planungssystem definitiv ab. Aber auch jede Kanzlei, die nicht zertifiziert ist und dennoch nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen geführt wird, kommt nicht umhin, intelligente Planungstools einzusetzen. Hier kommt es auf die Machbarkeit und Praktikabilität an. TTS ist browserbasiert, einfach zu bestücken und bietet alle notwendigen Informationen zur optimierten Steuerung der Kanzlei und Mandantenaufträge. Wenn ich Mandat einer Steuerkanzlei werden wöllte, würde ich als erstes den Kanzleiinhaber fragen, wie er denn sein Personal und seine Aufträge koordiniert einsetzt und plant. Ohne ein integriertes Planungssystem würde ich einer Kanzlei kein Mandat übertragen, da ich wenig Vertrauen in die zuverlässige und vor allem wirtschaftliche Abwicklung der erteilten Aufträge hätte. Zukünftig werden noch mehr als bisher Mandate auch nach Gebührengesichtspunkten vergeben. Wer seine Steuerkanzlei nicht nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen lenkt und leitet, kann keine gerechten Honorare ansetzen und wird daher im Wettbewerb um Mandate zu den Verlierern gehören. Der Schutz der Steuerberatervergütungsverordnung, die im Übrigen kaum ein Mandant versteht, ist sehr fragil geworden. Staatlich verordneter Reichtum mittels Vergütungsverordnung wird bald der Vergangenheit angehören. Es wird Zeit, dass Steuerberater wie Unternehmer denken und handeln.
 
Autor: Dr. Rainer Schenk, Steuerberater (21.08.16)
 
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